정보공개청구를 넣고 기다렸는데 「해당 정보 없음」, 「부존재」라는 답이 오면 막막합니다. 분명히 있을 것 같은데 없다고 하니 더 따질 데도 없어 보입니다.
그런데 실무에서 부존재 통지를 받는 이유는 대개 셋 중 하나입니다. 그리고 셋 다 다시 해 볼 여지가 있습니다.
Q. 왜 이름이 달라서 못 찾나요?
기관은 내부에서 쓰는 문서 이름이 따로 있습니다. 「공사 점검 결과」라고 청구하면 없다고 나오는데, 그 기관은 그 문서를 「준공검사조서」라고 부르고 있는 식입니다.
담당자는 받은 청구서의 말로 문서를 찾습니다. 그 말이 자기네 목록에 없으면 「없다」고 답할 수밖에 없습니다. 일부러 숨기는 것이 아니라 못 찾는 것입니다.
그래서 다시 청구하실 때는 문서 이름을 넓게 여러 개 적는 것이 좋습니다. 「준공검사조서 또는 이에 준하는 검사·점검 결과 문서」처럼 적으면 담당자가 가진 것 중에서 고를 수 있습니다.
| 이렇게 적으면 | 이렇게 바꿉니다 |
|---|---|
| 관련 자료 일체 | ○○사업 관련 기안문·결재문서 (2026년 1월~6월) |
| 공사 점검 결과 | 준공검사조서 또는 이에 준하는 검사·점검 결과 문서 |
| 회의 내용 | ○○위원회 회의록 및 회의자료 (제○차) |
| 민원 처리 내역 | 민원 접수대장 및 처리결과 통보서 (접수번호 ○○) |
한 가지 더 있습니다. 문서를 가진 곳이 그 기관이 아닌 경우입니다. 위탁을 준 사업이면 문서는 수탁 기관에 있고, 상급기관이 지시한 일이면 원본은 위에 있습니다. 이럴 때는 기관을 바꿔 다시 내시면 됩니다. 받은 통지서에 「우리 기관 소관이 아니다」라는 말이 있으면 그것이 단서입니다.
Q. 범위는 어떻게 잡아야 하나요?
너무 넓으면 특정이 안 돼 부존재로 끝나고, 너무 좁으면 그 문서 하나만 받고 정작 필요한 것을 놓칩니다. 가운데를 잡아야 합니다.
기간과 대상 사업을 못 박고, 문서 종류는 두세 가지로 열어 두는 것이 좋습니다. 「2026년 상반기, ○○사업, 기안문과 결재문서」처럼 적습니다.
기간을 안 적으면 담당자가 어디부터 어디까지 뒤져야 할지 알 수 없습니다. 그러면 「양이 너무 많아 특정이 어렵다」는 답이 돌아옵니다.
청구 대상을 한 번에 다 넣지 마시고 나눠 내시는 것도 방법입니다. 첫 청구로 목록이나 대장을 먼저 받고, 거기 적힌 문서 번호를 보고 두 번째 청구를 하는 것입니다. 목록은 대개 쉽게 나옵니다. 그 번호를 적어 내면 담당자가 못 찾을 수가 없습니다.
Q. 다시 청구하는 것과 이의신청 중 뭐가 낫나요?
문서 이름이나 범위 때문이라고 보이면 다시 청구하는 쪽이 빠릅니다. 이의신청은 같은 기관이 다시 보는 절차라, 청구서가 그대로면 답도 그대로일 가능성이 큽니다.
반대로 그 문서가 분명히 있다는 근거가 있다면 이의신청입니다. 다른 공문에 그 문서 이름이 인용되어 있거나, 법령상 반드시 만들게 되어 있는 문서라면 「없을 수 없다」고 다툴 수 있습니다.
둘을 같이 하셔도 됩니다. 이의신청으로 기한을 잡아 두고, 그사이 말을 바꿔 다시 청구하는 것입니다. 실무에서 자주 쓰는 방법입니다.
이의신청을 하실 때는 「왜 있다고 보는지」를 한 문단으로 적으십시오. 그냥 「다시 찾아 달라」고만 적으면 같은 답이 돌아옵니다. 다른 공문에 그 문서가 인용된 대목을 붙이거나, 법령·지침에 그 문서를 만들게 되어 있는 조항을 적어 두면 담당자가 다시 뒤져 볼 근거가 생깁니다.
Q. 보존기간이 지나 폐기됐다고 하면요?
그때는 그 문서 자체를 받을 수는 없습니다. 다만 폐기됐다는 사실을 확인하는 자료는 따로 청구할 수 있습니다. 기록물 폐기 목록이나 보존기간 책정 내역입니다.
그리고 같은 내용이 다른 문서에 남아 있는 경우가 많습니다. 원본 보고서는 폐기됐어도 그것을 인용한 결재문서나 상급기관 보고 자료는 보존기간이 더 길 수 있습니다.
어느 기관이 어느 문서를 몇 년 보관하는지는 기록물 관리 기준표에 적혀 있고, 그 표 자체도 공개 대상입니다. 이것부터 받아 보면 다음에 무엇을 청구할지가 보입니다.
· 청구서에 기간을 못 박았는가
· 문서 이름을 두세 가지로 열어 적었는가
· 「일체」 같은 말을 쓰지 않았는가
· 담당 부서에 문서 이름을 물어보았는가
· 그 문서가 있다는 근거(다른 공문의 인용 등)가 있는가
자주 묻는 질문
몇 번이고 다시 청구해도 되나요?
됩니다. 다만 같은 내용을 똑같이 반복하면 같은 답이 옵니다. 말과 범위를 바꿔서 내셔야 합니다.
수수료가 드나요?
청구 자체는 무료이고, 복사·우송에 실비가 듭니다. 전자파일로 받으시면 대개 들지 않습니다.
비공개 결정과 부존재는 다른가요?
다릅니다. 비공개는 「있지만 안 준다」이고 부존재는 「없다」입니다. 다투는 논리가 전혀 다릅니다.
이의신청을 안 하고 바로 행정심판을 해도 되나요?
됩니다. 이의신청을 거치지 않고 바로 가셔도 되고, 이의신청이 기각된 뒤에 가셔도 됩니다.
이 글은 일반적인 정보를 정리한 것입니다. 기관과 문서 종류에 따라 결과가 달라지므로 개별 사안은 따로 확인하시기 바랍니다.
