근로자명부 · 임금대장, 3년 안 지키면 과태료 300만원 🗂️

사업성장지키미2026.11.03 · 5분이면 읽어요

직원이 그만두고 2년 뒤 「그때 수당 덜 받았어요」라는 연락이 온다면? 😨 그때 사장님을 지켜 주는 건 서랍 속 장부 두 권이에요.

근로계약서는 다들 챙기시는데, 근로자명부와 임금대장은 이름만 들어 봤다는 사장님이 꽤 많아요. 둘 다 근로기준법이 사업장마다 쓰라고 정한 장부예요 📒

헷갈리는 건 둘이 비슷해 보여서예요. 하나는 「누가 일하는지」, 하나는 「얼마를 줬는지」를 적는 장부라고 생각하면 쉬워요. 나란히 놓고 볼게요 👇

어머, 4명 이하 가게도 둘 다 써야 하는 거였어요? 😳

네, 맞아요. 상시 4명 이하 가게에 적용되는 조문을 모은 근로기준법 시행령 별표 1에 제35조부터 제42조까지, 그리고 제47조부터 제49조까지가 들어 있거든요. 명부(제41조), 보존(제42조), 임금대장(제48조)이 모두 여기에 있어요.

📋 근로자명부에 적을 것

시행령 제20조가 아홉 가지를 정해 뒀어요. 성명, 성별, 생년월일, 주소, 이력, 하는 일의 종류, 고용 또는 고용갱신 날짜와 계약기간 같은 고용에 관한 사항, 해고 · 퇴직 · 사망했다면 그 날짜와 사유, 그 밖에 필요한 사항이에요.

주소가 바뀌거나 계약을 갱신하면 지체 없이 고쳐야 해요(법 제41조 제2항). 다만 사용 기간이 30일 미만인 일용근로자는 명부를 쓰지 않아도 돼요(시행령 제21조).

임금대장은 직원별로 적어요. 시행령 제27조가 정한 열 가지는 성명, 생년월일 같은 직원을 특정할 정보, 고용 날짜, 하는 일, 임금 계산의 기초, 근로일수, 근로시간수, 연장 · 야간 · 휴일근로 시간수, 기본급과 수당 같은 항목별 금액, 공제한 금액이에요.

작은 가게에는 덜어 주는 부분이 있어요. 상시 4명 이하 가게는 근로시간수와 연장 · 야간 · 휴일근로 시간수를 적지 않아도 돼요(시행령 제27조 제3항). 30일 미만 일용근로자는 생년월일 같은 정보와 임금 계산의 기초를 빼도 되고요(같은 조 제2항).

급여 프로그램이나 엑셀로 관리해도 될까요? 🤔 어떤 방식이든 위 항목이 빠짐없이 남아 있는지가 먼저예요. 방식이 걱정되면 노무사에게 한 번 물어보세요.

내 경우는 어떤지 막히셨나요?

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법 제42조는 근로자명부와 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하라고 정했어요. 시행령 제22조가 그 서류를 이렇게 꼽아요.

3년을 세기 시작하는 날도 서류마다 달라요. 근로계약서는 근로관계가 끝난 날부터, 서면 합의 서류는 합의한 날부터 세요(시행령 제22조 제2항). 그만둔 직원의 서류를 바로 버리면 안 되는 이유예요 🙅

마침 임금을 받을 권리도 3년이 지나면 시효로 사라져요(법 제49조). 퇴사한 직원이 밀린 임금을 이야기할 수 있는 기간과 장부를 지키는 기간이 겹치는 셈이라, 장부가 사장님 쪽 근거가 돼요.

세 의무 모두 법으로는 500만원 이하 과태료 대상이에요(법 제116조 제2항 제2호). 실제 부과기준은 시행령 별표 7에 이렇게 나와 있어요.

쓰는 것보다 버린 게 더 비싸네요… 3차면 300만원이라니 ㅠㅠ

가중 기준은 최근 1년 안에 같은 위반으로 과태료를 받은 적이 있을 때 적용돼요. 사소한 실수였거나 바로 고치려고 노력했다면 절반 범위에서 줄여 줄 수 있다는 기준도 별표에 함께 있어요.

💡 오늘 해 둘 일

직원별 파일을 하나씩 만들고 근로계약서, 명부 내용, 매달 임금 내역을 한곳에 모아 두세요. 그만둔 직원 파일에는 퇴직일과 「보관 끝나는 날(퇴직일부터 3년)」을 적어 두면 정리할 때 헷갈리지 않아요.

장부 두 권만 잘 챙겨도 나중에 말이 엇갈릴 때 훨씬 든든해요 📂

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📚 근로기준법 제41조 · 제42조 · 제48조 · 제49조 · 제116조(2026.10.8 시행본)와 같은 법 시행령 제20조 · 제21조 · 제22조 · 제27조 · 별표 1 · 별표 7(2025.10.23 시행본)을 국가법령정보센터에서 직접 확인했어요.

Q. 근로자명부와 임금대장은 몇 년 보관해야 하나요?

3년이에요(근로기준법 제42조). 근로자명부는 퇴직 · 해고 · 사망한 날부터, 임금대장은 마지막으로 적은 날부터 세요(시행령 제22조 제2항).

Q. 5인 미만 가게도 임금대장을 써야 하나요?

네. 근로기준법 시행령 별표 1에 제41조 · 제42조 · 제48조가 들어 있어 4명 이하 가게도 써야 해요. 다만 4명 이하 가게는 근로시간수와 연장 · 야간 · 휴일근로 시간수를 적지 않아도 돼요.

Q. 서류를 보관하지 않으면 과태료가 얼마인가요?

시행령 별표 7 기준으로 근로자명부와 근로계약 관련 중요 서류를 보존하지 않으면 1차 80만원, 2차 150만원, 3차 이상 300만원이에요.

📚 근거 · 참고 자료

근로기준법 제41조 · 제42조 · 제48조 · 제49조 · 제116조, 2026.10.8 시행본(법률 제21533호), 국가법령정보센터 law.go.kr
근로기준법 시행령 제20조 · 제21조 · 제22조 · 제27조, 2025.10.23 시행본, 국가법령정보센터 law.go.kr
근로기준법 시행령 별표 1(2018.6.29 개정) · 별표 7(과태료의 부과기준, 2021.11.19 개정), 국가법령정보센터 law.go.kr

글: 사업성장지키미 · 최종 검토 2026.11.03

이 글은 공개된 자료를 바탕으로 한 일반 정보이며, 투자 · 세무 · 법률 판단은 개별 사안과 최신 기준에 따라 다를 수 있습니다.