시말서와 경위서, 반성문을 시키면 안 되는 이유

지각이 잦은 직원, 손님과 다툰 직원에게 「시말서 써 와」라고 하는 건 흔한 일이에요. 그런데 그 시말서에 무엇을 쓰라고 하느냐에 따라 나중에 징계가 통째로 흔들릴 수 있어요.

시말서를 받는 것 자체는 괜찮나요?

네, 사고가 났을 때 무슨 일이 있었는지 사실을 적어 내게 하는 것은 업무상 필요한 일이에요. 이름이 시말서든 경위서든, 언제, 어디서, 무슨 일이 있었고 결과가 어땠는지를 보고하게 하는 건 문제가 되지 않아요.

문제는 거기에 「잘못을 반성하고 사죄한다」는 내용을 쓰라고 강요할 때예요. 대법원은 이런 시말서는 사죄문이나 반성문이고, 이를 내라고 하는 것은 마음속 윤리적 판단을 강제해 양심의 자유를 침해한다고 봤어요(대법원 2010. 1. 14. 선고 2009두6605 판결).

반성문을 안 낸 직원을 징계해도 되나요?

같은 판결은 반성문 성격의 시말서 제출을 정한 취업규칙 규정은 헌법에 어긋나 효력이 없고, 그에 근거한 제출 명령은 정당한 업무 명령이 아니라고 했어요. 그러니 반성문을 안 썼다는 이유로 업무 명령 위반 징계를 하면 그 징계 사유는 인정되기 어려워요. 대법원은 2014년에도 같은 취지로 판단했어요(대법원 2014. 6. 26. 선고 2014두35799 판결).

감봉은 얼마까지 할 수 있나요?

취업규칙에 감봉을 정해 두었더라도 한도가 있어요. 1회 감액은 평균임금 1일분의 절반, 여러 번이라도 총액은 한 번 월급 총액의 10분의 1을 넘을 수 없어요(근로기준법 제95조). 하루 평균임금이 10만원인 직원이면 지각 한 번에 깎을 수 있는 돈은 5만원까지예요.

이 한도를 넘겨 깎으면 500만원 이하의 벌금 대상이에요(같은 법 제114조). 「지각 1회 벌금 3만원」처럼 정해 둔 규칙도 결국 감봉이라 같은 한도를 지켜야 해요.

징계하기 전에 무엇을 확인하나요?

상시 5명 이상 사업장은 해고, 정직, 감봉 같은 징벌에 정당한 이유가 있어야 해요(근로기준법 제23조제1항). 그 정당성은 대개 세 가지로 봐요. 징계 사유가 사실로 확인되는지, 취업규칙에 정한 절차를 밟았는지, 잘못에 비해 지나치게 무겁지 않은지예요.

그래서 경위서가 중요해요. 사실관계를 직원 손으로 적은 기록이 있으면 사유를 확인하기 쉽고, 직원도 자기 설명을 남길 기회를 가져요. 경위서를 받은 뒤 취업규칙의 징계 절차에 따라 소명 기회를 주고, 결과는 서면으로 알려 두세요.

징계가 해고까지 이어진다면 한 가지가 더 있어요. 해고 사유와 해고 시기를 서면으로 알려야 하고, 서면으로 알리지 않은 해고는 효력이 없어요(근로기준법 제27조). 말로 「내일부터 나오지 마」라고 한 것만으로는 해고 절차가 끝나지 않아요. 경위서, 소명 기록, 징계 결과 통지서를 한 묶음으로 보관해 두세요.

상시 4명 이하 가게에는 제23조제1항, 제27조, 제95조가 적용되지 않아요(근로기준법 시행령 별표 1). 그래도 반성문 강요가 양심의 자유를 침해한다는 판례의 취지는 규모와 관계없이 기억해 두시면 좋아요.

지금 쓰는 시말서 양식이 괜찮은지, 감봉 규정이 한도 안에 있는지 궁금하면 노무사에게 무료로 먼저 물어볼 수 있어요.

📚 판례는 국가법령정보센터에 실린 판시사항과 판결요지(2009두6605, 2014두35799), 조문은 근로기준법과 시행령 별표 1(2026년 10월 시행본)에서 확인했어요.

자주 묻는 질문